Många konferenser arrangeras av den offentliga sektorn, som myndigheter eller kommuner. Som allt annat som köps av det offentliga ska konferenser upphandlas i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Det är dock inte alltid som detta sker.
En av de mer kända lagarna i Sverige är Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, ofta känd under förkortningen LOU. Det är en ganska teknisk lag, som berör hur det ska gå till när en offentlig aktör, som en myndighet, upphandlar någonting från den privata sektorn. Lagen gäller både upphandling av fysiska föremål, som pennor, och av tjänster, som exempelvis konferenser. En viktig anledning till att lagen är så känd, trots att det för många nog är svårt att förstå exakt vad den innebär, är att medierna ofta rapporterar om fall där den inte följs. Till syvende och sist handlar det om hur skattepengar kan användas på bästa sätt. Sammantaget köper det offentliga in varor och tjänster till ett värde av 600 miljarder kronor årligen, enligt den här artikeln.
Upphandling av konferenser
Det är här konferenserna kommer in i bilden. Kommuner och landsting är en stor inköpare av konferenser, och köper även in en stor mängd varor och tjänster till sina konferenser. Ett exempel är landstinget i Västernorrland, som har granskats av den lokala P4-redaktionen. Granskningen kan man hitta här. Konferenser har hållits utan något specificerat syfte, och dessa konferenser har heller inte upphandlats ordentligt.
Slutligen en uppmaning, eller rent av två: om du arbetar i offentlig sektor och får i uppgift att arrangera en konferens, se till att upphandla den, och eventuella kringtjänster, i enlighet med lagen. Och om du driver en konferensanläggning och blir kontaktad av en myndighet utan att ha lämnat ett anbud, tänk då på att det kan resultera i en hel del negativ publicitet att tacka ja.