Hela 25 procent av vår arbetstid går ut till att sitta i olika möten, men är dessa möten verkligen viktiga alltihop? 33 procent vet inte varför de ens är deltagare och 56 procent av chefer finner möten ineffektiva – så hur ska man göra så att mötena blir roligare? Det finns en hel del smarta knep att ta till.
Effektiva möten och konferenser är något vi alla strävar efter på arbetsplatsen, men så är inte fallet alla gånger, vilket kan påverka företaget negativt. Saken är nämligen att vi spenderar hela 25 procent av vår arbetstid i olika mötessammanhang och alla dessa uppnår inte sitt syfte. Men trots det så är det ändå 96 procent av alla chefer som anser att möten är viktiga, även om också 56 procent samtidigt tycker att mötena också är ineffektiva. Så hur ska man ändra på detta? Mötesexperten Mia Liljeberg har listat sina bästa knep för bättre och roligare möten i tidningen Ny Teknik.
Roligare, bättre och effektivare möte
Det finns en rad olika saker en möteshållare kan göra för att effektivisera och samtidigt göra mötet både roligare och bättre för deltagarna. Men för att lyckas med detta finns en del saker att checka av på sin checklista, och dessa är:
Vad är syftet? Alla möten bör ha ett tydligt formulerat syfte för att deltagaren i slutänden ska känna att denne fått ut något av tiden de spenderat i mötet.- Tid – sätt en start och sluttid så mötesdeltagarna har möjlighet att planera in mötet och håll sedan ramarna.
- Agenda – förbered mötet ordentligt innan och skicka ut en agenda så alla vet vad som komma skall.
- Var enkel – enkelt förklarad information är lättare att ta in än krångliga termer och smala förklaringar, så se till att förenkla.
- Tydlig – var tydlig i din presentationsteknik: rita, visa bilder och tala tydligt.
- Aktivera mötet – du behöver inte stå framför en Powerpointpresentation eller tavla och prata mötet igenom bara rakt uppochner, det är okej att röra sig och använda kroppsspråk och det uppmuntrar också till deltagande i mötet av alla inblandade.
- Engagera – styr mötet men låt övriga vara med, uppmuntra detta genom att dela ut penna papper och annat som mötesdeltagarna kan tänkas behöva för att vara med i diskussionerna.
- Efter mötet – dokumentera under mötet så mötet kan följas upp och leda till ett resultat, tips är att planera uppföljningen i samma veva som förberedelserna planeras.